Algemene voorwaarden

Artikel 1. Algemeen

In de Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtgever: de partij die de opdracht geeft.
2. Opdrachtnemer: Certiflex., gevestigd te Nuenen aan de Huufkes 104, 5674 TM, alsmede de door Opdrachtnemer ingeschakelde derden.
2.1 Geregistreerd bij de kamer van koophandel onder nummer 65084322
3. Kandidaat: de natuurlijk persoon die deelneemt aan een examen.
4. Examen: het moment waarop de kennis van een kandidaat, theoretisch en/ of praktisch, wordt getoetst.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de rechtsverhouding tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, behoudens wijzigingen in deze voorwaarden welke door beide partijen uitdrukkelijk en schriftelijk dienen te zijn bevestigd.

Artikel 3. Informatie verstrekking door Opdrachtgever

1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke Opdrachtnemer in overeenstemming met zijn oordeel nodig heeft om de opdracht correct uit te voeren, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen.
2. Uiterlijk een week voorafgaand aan het examen dienen de Kandidaat-gegevens compleet te zijn aangeleverd.
3. Opdrachtgever is gehouden Opdrachtnemer onverwijld te informeren over feiten en omstandigheden die in verband met de opdracht van belang kunnen zijn.
4. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit.
5. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van Opdrachtgever.

Artikel 4. Uitvoering van de opdracht

1. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke perso(o)n(en) de verleende opdracht wordt uitgevoerd, daarbij zoveel mogelijk in acht nemend de door Opdrachtgever kenbaar gemaakte wensen.
2. Opdrachtnemer kan eerst meer werkzaamheden verrichten en aan Opdrachtgever in rekening brengen dan waartoe opdracht is verstrekt, indien Opdrachtgever hiervoor vooraf toestemming heeft verleend. Het toestemmingsvereiste geldt niet indien het verrichten van meer werkzaamheden valt binnen de zorgplicht van Opdrachtnemer en/of indien bepaald in deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 5. Geheimhouding

1. Behoudens toestemming van Opdrachtgever zal Opdrachtnemer de informatie die aan hem door Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld niet aanwenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen.
2. Tenzij er sprake is van een wettelijke plicht of een gerechtelijke uitspraak tot bekendmaking, is Opdrachtnemer verplicht tot geheimhouding tegenover derden.
3. Opdrachtnemer zal zijn verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hem ingeschakelde derden.
4. Certiflex handelt conform de wettelijke bepalingen die gesteld worden in de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 6. Examenlocaties

1. De locaties waar de examens worden afgenomen, dienen te voldoen aan de door Opdrachtnemer (of externe partijen zoals de certificerende instelling) opgestelde eisen. Opdrachtnemer zal ter controle een locatie-audit uitvoeren. Eventuele gemaakte kosten hiervoor zullen in rekening gebracht worden bij Opdrachtgever.
2. Opdrachtgever dient in het bezit van een update risico inventarisatie en evaluatie.

3. Zodra zich wijzigen voordoen op de examenlocatie dient de Opdrachtgever Opdrachtnemer hiervan op de hoogte te
stellen, zodat een nieuwe locatie-audit uitgevoerd kan worden.

Artikel 7. Annulering of wijziging Kandidaat-gegevens

1. Volledige annulering van een opdracht kan tot 10 werkdagen voorafgaand aan het examen kosteloos.
2. Bij annulering van een volledige opdracht tussen 5 en 10 werkdagen voorafgaand aan de datum van het examen, zal 25% van de examenkosten in rekening worden gebracht en verschuldigd zijn.
3. Bij annulering van de volledige opdracht binnen 5 werkdagen voorafgaand aan de datum van het examen zal het volledige examengeld in rekening worden gebracht en verschuldigd zijn.
4. Wijzigingen in de datum van het examen kunnen doorgevoerd worden tot 5 werkdagen voor aanvang van het examen. Bij wijzigingen doorgegeven tussen 5 en 10 werkdagen voorafgaand aan het examen zal hiervoor
€ 50,- administratiekosten in rekening worden gebracht en verschuldigd zijn bovenop de examenkosten.
5. Het doorgeven van wijzigingen in aantallen Kandidaten is mogelijk. Bij vermindering van het aantal Kandidaten tussen de 4 en 5 werkdagen voorafgaand aan het examen, zal per afgevallen Kandidaat 25% van de examenkosten in rekening worden gebracht en verschuldigd zijn.
6. Bij annulering binnen 4 dagen voorafgaand aan de datum van het examen of bij het niet verschijnen van een Kandidaat zullen de volledige examenkosten in rekening worden gebracht en verschuldigd zijn.
7. In plaats van de opgegeven examenkandidaat kan een andere Kandidaat deelnemen. Voor het wijzigen van een naam tussen de 4 en 5 werkdagen voorafgaand aan het examen zal € 50,- administratiekosten in rekening worden gebracht en verschuldigd zijn, bovenop de examenkosten. Het wijzigen van een naam korter dan 4 werkdagen voorafgaand aan het examen wordt beschouwd als een annulering. Voor de afgevallen Kandidaat zullen de volledige examenkosten in rekening worden gebracht en verschuldigd zijn.
8. Indien de Kandidaat wegens overmacht verhinderd is deel te nemen aan een examen, krijgt de Kandidaat de gelegenheid om op een ander tijdstip het examen alsnog af te leggen. De situaties waarin sprake is van overmacht zijn als volgt vastgesteld:
– ziekte van de Kandidaat;
– overlijden van een Kandidaat of een familielid tot in de tweede graad;
De Opdrachtgever dient schriftelijk een beroep te doen op deze regeling onder overlegging van een doktersverklaring en/of andere bewijsstukken.
9. In geval van annulering vanwege weeromstandigheden zullen de gemaakte kosten in rekening worden gebracht.
10. In geval van een aangekondigde auditbijwoning en het examen wordt door opdrachtgever binnen de aangegeven termijnen van de Certificerende instelling geannuleerd zullen de kosten van de auditor 1 op 1 worden doorbelast.

Artikel 8. Betaling

1. Betaling door Opdrachtgever dient zonder aftrek, korting of schuldverrekening te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Bezwaren tegen de hoogte van de ingediende facturen schorten de betalingsverplichting niet op en dienen binnen acht dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt te zijn.
2. Indien Opdrachtgever niet binnen de onder lid 1 genoemde termijn heeft betaald, zal, zonder nadere ingebrekestelling en onverminderd de overige rechten van Opdrachtnemer, vanaf de vervaldag aan de Opdrachtgever de wettelijke (handels)rente verschuldigd zijn tot op de datum van complete voldoening.
3. Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso) kosten, die Opdrachtnemer maakt of zal maken als gevolg van de niet nakoming door Opdrachtgever van diens verplichtingen, komen ten laste van Opdrachtgever. De kosten bedragen minimaal 15% van het factuurbedrag.
4. Ingeval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn Opdrachtgevers, voor zover de werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke Opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk verbonden voor de betaling van het factuurbedrag en overige kosten zoals bepaald in deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 9. Aansprakelijkheid

1. Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van Opdrachtnemer mag worden verwacht. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van fouten gemaakt doordat Opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt.
2. Indien Opdrachtgever gedocumenteerd en onderbouwd aantoont schade te hebben geleden door een fout van Opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is Opdrachtnemer voor die schade aansprakelijk tot maximaal het bedrag waarvoor de opdracht zou worden uitgevoerd. Opdrachtgever zal Opdrachtnemer vrijwaren, verdedigen en schadeloos stellen voor, tegen en ter zake van alle vorderingen, eisen, acties en procedures die worden gepretendeerd en/of ingesteld tegen Opdrachtnemer en/of andere partijen ter zake van een fout van Opdrachtnemer boven het bedrag waarvoor de opdracht zou worden uitgevoerd.
3. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor schade die voort kan vloeien uit het feit dat een Kandidaat zijn werkzaamheden niet kan uitvoeren omdat hij/zij niet tijdig het vereiste diploma kan overleggen om daarmee aan te tonen aan bepaalde kwalificaties te voldoen.
4. Opdrachtnemer kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de betaling van bedragen waarop Opdrachtgever jegens een derde aanspraak heeft respectievelijk meent te hebben.
5. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade en/of verlies die Opdrachtgever of Kandidaat oploopt tijdens de uitvoering van het examen.
6. Indien een voertuig of locatie van Opdrachtgever wordt gebruikt, dient Opdrachtgever te zorgen voor voldoende verzekering en de juiste certificaten.
7. In geen geval is Opdrachtnemer aansprakelijk voor enig(e) gederfde winst, gemist gebruik, verlies van contracten en/of voor enige andere gevolgschade en/of economisch en/of indirect verlies of schade en/of voor meervoudige schade en/of voor boeteschade. De Opdrachtgever zal Opdrachtnemer volledig vrijwaren, verdedigen en schadeloos stellen.
8. Met uitzondering van grove nalatigheid of opzet aan de zijde van Opdrachtnemer, is Opdrachtnemer slechts aansprakelijk voor enige schade en/of verlies indien dit uitdrukkelijk is bepaald in deze Algemene Voorwaarden.
9. De Opdrachtgever zal Opdrachtnemer vrijwaren, verdedigen en schadeloos stellen tegen en ter zake van alle vorderingen, eisen, acties en procedures die worden gepretendeerd en/of ingesteld tegen Opdrachtnemer en/of andere partijen ter zake van enig(e) gebeurtenis, verlies, kosten, boetes of schade, voor welke de Opdrachtgever aansprakelijk is.

Artikel 10. Procedure inzage examen en bezwaarprocedure:

1. Inzage en bezwaar geschiedt conform de eisen die de Certificerende Instelling heeft opgesteld. Eventuele kosten bij inzage van de examenresultaten bij de certificerende instelling zijn voor rekening examenkandidaat. Inzage bij SOG examens geschiedt conform de eisen gesteld in het handboek VCA Infra. Inzage bij
2. Indien Kandidaat na de inzage bezwaar wil aantekenen tegen de uitslag, dan dient de Kandidaat dit binnen 5 werkdagen na de inzage schriftelijk te doen;
3. Aanvraag tot inzage en eventuele bezwaren dienen schriftelijk te worden gericht aan: Certiflex, De Huufkes 104, 5674 TM Nuenen
4. Bezwaarschrift dient voorzien te zijn van dagtekening, naam en handtekening. Bezwaarschriften dienen betrekking te hebben op de inhoud van het examen, niet op de examenomstandigheden en dienen gemotiveerd te zijn;
5. Opdrachtnemer draagt zorg voor een inhoudelijke beoordeling van het bezwaarschrift en zal trachten binnen 20 werkdagen een beoordeling en schriftelijke terugkoppeling geven aan de Kandidaat;

6. De termijn voor het vaststellen van het eindoordeel kan eenmalig
met 20 werkdagen worden verlengd. Dit moet voor het verlopen van de eerste 20 werkdagen bekend worden gemaakt.

Artikel 11. Beroepsschriften

1. Indien Kandidaat het niet eens is met het besluit op bezwaar, dan heeft de Kandidaat een beroepsmogelijkheid bij de Certiflex
Beroepscommissie. De Kandidaat dient aan te geven op welke gronden een beroepsschrift wordt ingediend. Dit kan alleen een
reactie zijn in antwoord op het bezwaarschrift. Er mogen geen nieuwe argumenten worden aangedragen;
2. Het beroepschrift dient dagtekening en naam te bevatten en binnen 15 dagen na dagtekening van de uitspraak worden
ingediend.
3. Beroepsschrift dient schriftelijk te worden gericht aan:
Certiflex, De Huufkes 104, 5674 TM Nuenen;
4. Opdrachtnemer draagt zorg voor een inhoudelijke beoordeling van het beroepsschrift en zal trachten binnen 20 werkdagen een
schriftelijke terugkoppeling geven aan de Kandidaat;
5. De termijn voor het vaststellen van het eindoordeel kan eenmalig met 20 werkdagen worden verlengd. Dit moet voor het verlopen van de eerste 20 werkdagen bekend worden gemaakt.

Artikel 12. Klachtenprocedure

1. Een Kandidaat of Opdrachtgever kan een klacht indienen wanneer de dienstverlening niet aan de verwachtingen voldoet. Certiflex dient zich te houden aan de klachtenprocedures opgesteld door de diverse stelseleigenaren (SVWOH, TCVT, SSVV).
2. Opdrachtnemer zal schriftelijk reageren op een klacht.

Artikel 13. Externe reglementen

De diverse examenreglementen, certificatieschema’s van externe instanties (TCVT, SVWOH, DNV, VCA Infra, Stichting Examenkamer) maken integraal onderdeel uit van deze voorwaarden.

Artikel 14. Conversie

Indien en voor zover op grond van de redelijkheid en de billijkheid of het onredelijk bezwarende karakter op enige bepalingen van de
Algemene Voorwaarden geen beroep kan worden gedaan, komt aan de desbetreffende bepaling wat betreft de inhoud en strekking in elk geval zoveel mogelijk overeenkomstige betekenis toe, zodat daarop wel een beroep kan worden gedaan.

Artikel 15. Toepasselijk recht en forumkeuze

1. Op alle overeenkomsten waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn en op de rechtsverhouding tussen
Opdrachtgever en Opdrachtnemer, is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die verband houden met overeen komsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, waarop deze Algemene
Voorwaarden van toepassing zijn, worden door de bevoegde rechter beslecht in het arrondissement waarin Opdrachtnemer zijn
vestigingsplaats heeft.
3. In afwijking van het bepaalde in lid 2 zijn Opdrachtgever en Opdrachtnemer bevoegd overeen te komen om geschillen aan een
college van geschillen voor te leggen.

Artikel 16. Prijswijzingen

Eventuele prijswijzigingen worden jaarlijks doorgevoerd. Indien een prijswijziging van toepassing is, wordt dit uiterlijk 1 maand voorafgaande aan de doorvoering bekend gemaakt.